Auftragsbestätigung: was sie rechtlich bewirkt und was hineingehört

Eine Auftragsbestätigung ist die Erklärung eines Lieferanten oder Dienstleisters, dass er die Bestellung eines Kunden annimmt, verbunden mit den Bedingungen, zu denen er liefert. Rechtlich ist sie meist die Annahme eines Angebots und schließt damit den Vertrag. Im Innendienst ist sie das Dokument, an dem der Kunde prüft, ob seine Bestellung richtig verstanden wurde.

Was eine Auftragsbestätigung ist

Im Geschäftsverkehr geht der Anstoß meist vom Kunden aus: Er schickt eine Bestellung per E-Mail, über ein Formular oder als PDF aus seinem Einkaufssystem, oder er bestellt am Telefon. Die Antwort des Verkäufers, die diese Bestellung aufgreift, Positionen, Preise und Liefertermin wiederholt und ausdrücklich annimmt, heißt in der Praxis kurz AB. Ein Gesetz, das den Begriff definiert oder eine Form vorschreibt, gibt es nicht; eine E-Mail genügt ebenso wie ein Brief.

Drei Dokumente sehen einander ähnlich und wirken doch verschieden:

• Eingangsbestätigung. Meldet nur, dass die Bestellung angekommen ist. Sie nimmt nichts an und schließt keinen Vertrag.
• Annahmeerklärung. Nimmt die Bestellung zu den genannten Bedingungen an – das ist die eigentliche AB.
• Bestätigungsschreiben. Fasst einen Vertrag zusammen, der nach Auffassung des Absenders bereits mündlich oder telefonisch zustande gekommen ist.

Wer Waren oder Dienstleistungen über einen Onlineshop verkauft, muss den Zugang einer Bestellung nach § 312i BGB unverzüglich elektronisch bestätigen. Das entfällt, wenn der Vertrag ausschließlich durch individuelle Kommunikation zustande kommt, etwa über einzeln geschriebene E-Mails; sind beide Seiten keine Verbraucher, können sie außerdem Abweichendes vereinbaren. Über die Annahme sagt eine solche Zugangsmeldung nichts. „Wir haben Ihre Bestellung erhalten“ ist etwas anderes als „Wir nehmen Ihre Bestellung an“.

Rechtliche Wirkung: Annahme, Frist, Abweichung

Nach dem BGB kommt ein Vertrag durch Angebot und Annahme zustande. Die Bestellung des Kunden ist in der Regel das Angebot, die Bestätigung des Verkäufers die Annahme. War dagegen schon das Angebot des Verkäufers verbindlich und hat der Kunde es mit seiner Bestellung angenommen, hält die AB nur noch fest, was bereits gilt.

Wie lange ein Angebot angenommen werden kann, regelt § 147 BGB. Unter Anwesenden, dazu zählt auch das Telefonat von Person zu Person, nur sofort. Unter Abwesenden, etwa per E-Mail, bis zu dem Zeitpunkt, zu dem der Anbietende eine Antwort unter regelmäßigen Umständen erwarten darf. Wie lang das ist, hängt vom Einzelfall und von den Gepflogenheiten der Branche ab; hat der Kunde selbst eine Frist gesetzt, gilt nach § 148 BGB diese. Eine verspätete Annahme wertet § 150 Abs. 1 BGB als neues Angebot.

Folgenreicher ist § 150 Abs. 2 BGB: Eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen gilt als Ablehnung, verbunden mit einem neuen Antrag. Bestätigt der Verkäufer eine andere Menge, einen späteren Liefertermin oder einen anderen Preis, ist noch kein Vertrag geschlossen. Nun liegt die Annahme beim Kunden – ausdrücklich oder durch schlüssiges Verhalten, etwa indem er die Ware ohne Einwand entgegennimmt. Einen eigenen Problemkreis bilden widersprechende Allgemeine Geschäftsbedingungen, wenn Bestellung und Bestätigung jeweils auf die eigenen verweisen; die Rechtsprechung behandelt das differenziert.

Abgrenzung zum kaufmännischen Bestätigungsschreiben

Das kaufmännische Bestätigungsschreiben steht in keinem Paragrafen. Es ist aus dem Handelsbrauch entstanden und von der Rechtsprechung anerkannt. Voraussetzung sind Vertragsverhandlungen, nach denen der Absender von einem geschlossenen Vertrag ausgehen durfte – typisch nach einer telefonischen Bestellung. Das Schreiben gibt den Inhalt wieder und geht dem Empfänger in engem zeitlichem Zusammenhang zu.

Seine Besonderheit ist die Wirkung des Schweigens. Widerspricht der Empfänger nicht unverzüglich, gilt der Vertrag grundsätzlich mit dem bestätigten Inhalt, auch wenn am Telefon etwas anderes gesagt wurde. Grenzen bestehen, wenn der Absender das Gespräch bewusst falsch wiedergibt oder so weit abweicht, dass er mit Einverständnis nicht rechnen durfte. Die Rechtsprechung wendet diese Grundsätze vor allem unter Kaufleuten an, daneben auf Personen, die in größerem Umfang ähnlich wie Kaufleute am Geschäftsleben teilnehmen.

Der Unterschied zur AB liegt im Zweck: Diese soll einen Vertrag erst schließen, das Bestätigungsschreiben dokumentiert einen vermeintlich schon geschlossenen. Auf eine abweichende AB zu schweigen, bedeutet deshalb im Grundsatz kein Einverständnis. Wie ein Dokument einzuordnen ist, entscheidet sein Inhalt, nicht seine Überschrift. Für den Innendienst folgt daraus, dass eingehende Bestätigungen geprüft und nicht bloß abgelegt werden.

Inhalt einer Auftragsbestätigung aus dem Innendienst

Was inhaltlich hineingehört, schreibt das Gesetz nicht vor. Als Geschäftsbrief an einen bestimmten Empfänger trägt das Dokument aber die Angaben zum Absender: Eine GmbH nennt nach § 35a GmbHG Rechtsform, Sitz, Registergericht, Handelsregisternummer und alle Geschäftsführer, eingetragene Kaufleute nach § 37a HGB ihre Firma, den Ort der Niederlassung und die Registerangaben. In der Praxis stehen sie in der Fußzeile der Vorlage. Für den Inhalt bewährt haben sich Angaben, mit denen der Kunde das Dokument Zeile für Zeile neben seine Bestellung legen kann:

• Bezug auf die Bestellung: Bestellnummer des Kunden, Datum, Ansprechpartner.
• Positionen mit Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit und Einzelpreis – ergänzt um die Artikelnummer des Kunden, falls er eine eigene verwendet.
• Liefertermin oder Lieferzeitraum, Lieferanschrift, Versandart.
• Zahlungs- und Lieferbedingungen sowie der Verweis auf die geltenden Geschäftsbedingungen.
• Abweichungen von der Bestellung, sichtbar hervorgehoben statt stillschweigend eingearbeitet.

Der letzte Punkt wiegt am schwersten. Weil eine Änderung rechtlich ein neues Angebot ist, sollte der Kunde sie nicht suchen müssen. Nach telefonischen Bestellungen dient das Dokument zugleich als Kontrolle der Mitschrift; wie diese aufgebaut sein sollte, zeigt Telefonnotizen auswerten. Kommt die Bestellung schriftlich, beginnt die Kette beim Bestelleingang per E-Mail, wo die Positionen aus Text oder Anhang erst erfasst werden.

Typische Fehler

• Stille Änderungen. Die Liefermenge wird an den Bestand angepasst, ohne dass die Abweichung markiert ist. Der Kunde merkt es erst beim Wareneingang.
• Bestätigung vor Prüfung. Das Dokument geht automatisch hinaus, bevor Verfügbarkeit, Preisstand oder Kreditlimit geprüft sind; aus einer Formalie wird eine bindende Zusage.
• Zugangsmeldung als Annahme formuliert. Ein Autoresponder schreibt „Ihre Bestellung ist bestätigt“, obwohl sie noch niemand angesehen hat.
• Abgetippt statt erzeugt. Positionen wandern von der Bestellung in die Warenwirtschaft und von dort erneut von Hand in das Dokument; jeder Übertrag ist eine Fehlerquelle.
• Lieferantenbestätigungen ungeprüft abgelegt. Im Einkauf wird die AB des Lieferanten nicht mit der eigenen Bestellung verglichen, und eine Abweichung fällt erst bei der Rechnung auf.

Wie wir Bestätigungen aus dem erfassten Auftrag erzeugen

Wir setzen die Bestätigung nicht an den Anfang, sondern ans Ende der Erfassung: Positionen aus E-Mail, Anhang oder Anrufnotiz werden einmal erfasst, gegen Artikel und Konditionen geprüft, und das Dokument entsteht aus diesem Datensatz. Abweichungen zur Bestellung markiert das System, ein Mensch gibt frei, bevor etwas an den Kunden geht. Welche Prüfungen dazugehören und woran die Abnahme gemessen wird, steht vor dem Start im Angebot; die rechtliche Bewertung Ihrer Geschäftsbedingungen bleibt Sache Ihrer Rechtsberatung. Wie ein solches Vorhaben aufgebaut ist, zeigt die Seite Auftragserfassung automatisieren.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall.