Automatisierung im Innendienst: Bestellungen landen erfasst im System, nicht im Stapel.

Automatisierung im Innendienst heißt: Anfragen aus Postfach und Telefon werden gelesen, sortiert und ins System übertragen. Hinaus geht nur, was Sie freigeben.

Was im Innendienst automatisiert wirdInnendienst entlasten

Fünf Fragen, bevor eine KI Kundenmails liest

Was sieht das Sprachmodell von unseren Kundenmails?

Das legen wir vor dem Start fest: welche Teile einer Nachricht ein Modell überhaupt erhält und welcher Anbieter sie verarbeitet. Beides steht im Angebot und im Auftragsverarbeitungsvertrag. Gerechnet wird auf Servern in Deutschland und der EU.

Woran erkennen wir, dass die Einordnung stimmt?

An einem Prüfsatz aus Ihren eigenen, bereits bearbeiteten Nachrichten mit bekannter Antwort. Welche Trefferquote für die Abnahme genügt, steht als Kriterium im Angebot – nicht erst danach im Protokoll.

Schreibt die KI unseren Kunden selbst?

Nur wenn Sie es ausdrücklich so wollen. Üblich ist der Entwurf, den Ihr Innendienst freigibt; schreibt eine Kollegin dem Kunden selbst, hält sich der Entwurf in diesem Gespräch zurück.

Wie wird abgerechnet?

Als Festpreis mit Abnahme oder nach Tagessatz. Welche der beiden Formen zu Ihrem Posteingang passt, begründen wir im Angebot, nachdem wir die Nachrichtenarten und Zielsysteme gesehen haben.

Ist das rechtlich sauber, wenn Sie in unserem Postfach arbeiten?

Wir liefern ein Ergebnis per Werkvertrag, Aufgaben laufen über unsere Projektleitung. Vor dem ersten Einblick schließen wir eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung, für personenbezogene Daten einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

Zwei Arbeitsgebiete: Nachrichten lesen, Aufträge erfassen

Beide Arbeitsgebiete setzen an derselben Stelle an: dort, wo die Nachricht eines Kunden heute von Hand gelesen, abgetippt und an die nächste Person weitergereicht wird.

Referenzen

Projekte, die wir öffentlich zeigen dürfen – mit Zahlen. Viele weitere sind vertraulich; im Gespräch beschreiben wir sie ohne Kundennamen.

Lebensmittelproduktion und Großhandel10 reale Kandidaten sofort beim ersten Lauf, davon 2 auf der Stufe „potenzieller Großhändler“

Eingeschlafene Kontakte bekommen eine persönliche Erinnerung

Kontakte der Tortownia Group, die auf einer Zwischenstufe des Vertriebstrichters stehen blieben, fielen nur zufällig auf. Ein Scan erkennt sie jetzt, eine KI entwirft aus dem bisherigen Schriftverkehr die persönliche Erinnerung, und ein Mensch entscheidet über den Versand.

reale Kandidaten
10
auf der Stufe „potenzieller Großhändler“
2
Stillstand bis zur Erinnerung
14 Tage
Interne Werkzeuge und KI8 Abweichungen zu 11 Themen, jede mit wörtlichem Zitat belegt

Was im Vertrag steht, aber nie besprochen wurde

Gesprächsaufzeichnung und Dokument nebeneinander – im Test 8 Abweichungen zu 11 Themen, jede mit wörtlichem Zitat belegt

Software / UnternehmenssteuerungAudiodateien in unter 1 Minute als Text, ohne externen Transkriptionsdienst

Sprachnotizen und Audiodateien werden in der Unternehmenssoftware zu Text

Diktat live mitschreiben, Audiodateien auf eigener Hardware transkribieren, jede Aufnahme im Archiv

Marketing und Leadgenerierung92 Domains in einem Lauf bewertet, 0 verbrauchte API-Einheiten

Domain-Autorität für 92 Domains – ohne verbrauchte API-Einheiten

Ein typisierter Konnektor bewertet das gesamte Domain-Register in einem Lauf und bricht vor dem hinterlegten Budget von selbst ab

Automatisierung im Innendienst: woher die Geschwindigkeit kommt

Die Bausteine dafür haben wir schon gebaut und bei Auftraggebern gemessen: Anbindung an Postfach und Telefonanlage, die Prüfung, ob eine Nachricht beim Kunden wirklich angekommen ist, KI-Entwürfe, die erst nach Freigabe hinausgehen. Deshalb sagen wir früh, wo ein Sprachmodell eine Anfrage verlässlich einordnet und wo eine feste Regel genügt. Welche Ausnahme ein Kunde verdient, entscheidet weiterhin Ihr Innendienst.

503
statt „erfolgreich“ jede Nachricht abgewiesen, während die Überwachung 475–480 gelungene Läufe am Tag meldete – aufgedeckt durch ein eigenes Eingangsjournal
30
Mitarbeiter-Antworten in 24 Stunden gemessen, die das System zuvor nicht sah – seitdem hält sich der Automat im Gespräch zurück
10
Kontakte beim ersten Lauf stillstehende Kontakte, die der Scan beim ersten Lauf fand; die Erinnerung verschickt ein Mensch

Vom ersten Blick ins Postfach bis zur Abnahme

  1. Gespräch

    20 Minuten: Ziel, Stand, Engpass. Wir sagen, ob und wie wir helfen können – und wenn nicht, auch das.

  2. Angebot

    Leistungsbeschreibung mit Abnahmekriterien, Vertragsform und Preismodell. Sie wissen vor dem Start, was am Ende da ist.

  3. Umsetzung

    Lieferungen in Etappen im Repository, jede Etappe für sich geprüft: erst durch unsere KI-Werkzeuge, dann durch einen Entwickler.

  4. Abnahme

    Abnahme gegen die vereinbarten Kriterien, Dokumentation, Übergabe – und Gewährleistung auf Mängel.

Automatisierung im Innendienst: was vor dem Start geklärt wird

  1. Können wir das Team direkt anweisen?

    Wir überlassen keine Mitarbeiter. Wir übernehmen einen abgegrenzten Umfang – Modul, Prozess, Produkt – und liefern das Ergebnis. Aufgaben und Weisungen an unsere Entwickler laufen über unsere Projektleitung.

  2. Wo werden Daten verarbeitet?

    Unsere eigenen Server stehen bei Hetzner in Deutschland und der EU. Welche Daten ein Sprachmodell oder ein externer Dienst sieht und welcher Anbieter dahintersteht, halten wir im Angebot fest. Verarbeiten wir personenbezogene Daten in Ihrem Auftrag, schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag.

  3. Wem gehört der Code?

    Mit vollständiger Bezahlung gehen die Nutzungsrechte am eigens für Sie erstellten Code auf Sie über. Wiederverwendbare Bibliotheken von uns und die Open-Source-Lizenzen im Projekt werden im Vertrag benannt.

  4. Wie schnell können Sie starten?

    Nach Angebot und Auftrag. Den Starttermin nennen wir im Angebot; er hängt davon ab, ob ein abgegrenztes Modul oder ein Neubau ansteht.

  5. Werkvertrag oder Dienstvertrag – was passt zu uns?

    Ist der Umfang klar, Werkvertrag: Festpreis, Abnahme, Gewährleistung. Beratung, Architekturkonzept und Begleitung laufen als Dienstvertrag nach Tagessatz; wächst das Vorhaben, kommt das nächste Paket mit eigenem Umfang und eigenen Abnahmekriterien. Wir schlagen im Angebot die passende Form vor und begründen sie.

  6. Arbeiten Sie vor Ort?

    Gearbeitet wird ortsunabhängig, in unseren eigenen Systemen und mit eigenen Werkzeugen. Termine vor Ort – Auftakt, Prüfung, Abnahme – vereinbaren wir bei Bedarf.

Wo bleibt bei Ihnen eine Bestellung liegen, bis jemand sie abtippt?

Schildern Sie uns, wie Anfragen und Bestellungen heute ankommen – Postfach, Telefon, PDF-Anhang – und in welchem System sie landen sollen. Im Gespräch sagen wir, welchen Teil wir als Werkvertrag übernehmen und welche Freigabe bei Ihnen bleibt.

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