KI-Implementierung in Ditzingen: Kundenmails vorsortiert, Antwortentwurf nach Ihren Regeln

Innendienst entlastenKI im Innendienst

  1. Ditzingen: wenn die Bestellregeln in einem einzigen Kopf wohnen

    KI-Implementierung in Ditzingen setzt bei Firmen an, deren Innendienst jeden Morgen dasselbe Postfach öffnet: Anfragen, Bestellungen, Reklamationen und Rückfragen stehen durcheinander, oft als PDF im Anhang. Marschwerk Systeme richtet dafür ein Sprachmodell ein, das mitliest und vorsortiert – für Unternehmen in Deutschland, unter DSGVO und mit Vertrag nach deutschem Recht. Die Stadt am Nordwestrand von Stuttgart ist Sitz von Hauptverwaltungen wie TRUMPF und Thales Deutschland, dazu kommen Hersteller wie Gretsch-Unitas, Bürger oder Loba. Wer solche Häuser beliefert oder selbst an Händler verkauft, bekommt Bestellungen aus Einkaufsabteilungen mit eigenen Formularen, Artikelnummern und Terminwünschen. Welche Kombination aus Kundennummer, Mindestmenge und Liefertermin wirklich gilt, weiß im Innendienst häufig genau eine Person. Ist sie krank oder im Urlaub, bleiben Vorgänge liegen oder werden nach einer Regel erfasst, die seit dem letzten Frühjahr nicht mehr stimmt.

  2. Was das Sprachmodell im Postfach übernimmt und was nicht

    Jede eingehende Nachricht bekommt eine Art: Anfrage, Bestellung, Reklamation oder Rückfrage. Aus Mailtext und Anhang zieht das Modell die Angaben, die Ihr System braucht – Kunde, Positionen, Mengen, gewünschter Termin – und legt daneben einen Antwortentwurf, der Ihre Formulierungen und Ihre Bestellregeln kennt. Abgeschickt wird der Entwurf von einem Menschen aus dem Innendienst, nicht vom Modell. Passt eine Artikelnummer zu keinem Stammsatz oder widerspricht eine Bestellung einer früheren, entscheidet das Modell nicht selbst: Der Vorgang steht sichtbar als offener Fall in einer eigenen Liste. Preise verhandelt es nicht, Zusagen macht es nicht, und eine Reklamation bleibt eine Entscheidung Ihrer Leute.

  3. KI-Implementierung beginnt bei Ihren Regeln, nicht beim Modell

    Bevor ein Modell eine Mail liest, sammeln wir die Regeln: im Gespräch mit der Person, die sie im Kopf hat, aus alten Chatverläufen und aus beantworteten Anfragen. Daraus entsteht eine Wissensbasis, in der jede Regel eine Quelle hat und veraltete Einträge markiert sind, statt still weiterzuwirken. Danach läuft das System im Schattenbetrieb auf echten Nachrichten Ihres Postfachs. Die Entwürfe gehen in eine Prüfliste und werden neben die Antworten gelegt, die Ihr Innendienst tatsächlich geschrieben hat. Umgestellt wird erst, wenn beides zusammenpasst. Die Anwendung läuft auf Servern, die wir selbst bei Hetzner in Deutschland betreiben. Das Sprachmodell wird über unser eigenes Gateway angesprochen, und welche Daten es dabei zu sehen bekommt, legt das Angebot fest.

  4. Ein Beleg aus der Bestellannahme eines Lebensmittelherstellers

    Bei einem Lebensmittelhersteller mit Filialen lebte das Wissen zur Bestellannahme im Kopf des Filialleiters: Preise nach Gewicht, Sorten, Abholpunkte, Zahlungsregeln, insgesamt 50 Regeln. Die Entwürfe der KI folgten teils Regeln, die nicht mehr galten. Das Regelwerk wurde an einem Tag strukturiert in die Wissensbasis übernommen und im Schattenbetrieb an fünf echten Dialogen geprüft, bevor ein Manager die Entwürfe freigab. Die Probe am echten Bestand war unspektakulär und genau deshalb aussagekräftig: Gefragt wurde nach einer Sorte, die gar nicht im Sortiment steht. Der Entwurf dachte sich keine aus, sondern nannte die Sorten, die es wirklich gibt.

  5. Abnahme statt Versprechen bei der KI-Implementierung

    Wogegen abgenommen wird, legt das Angebot vor dem Start fest: welche Arten von Nachrichten das System erkennt, an welchem Satz echter Mails mit bekannter richtiger Antwort es geprüft wird und was mit unsicheren Fällen geschieht. Für die Einführung schließen wir einen Werkvertrag zum Festpreis, abgenommen gegen genau diese Punkte; eine vorgelagerte Beratung zur Frage, ob sich das Vorhaben lohnt, rechnen wir als Dienstvertrag nach Tagessatz ab. Der Zeitrahmen steht ebenfalls im Angebot, und Weisungen im Projekt laufen über unsere Projektleitung. Bevor Sie uns die erste Kundenmail zeigen, unterschreiben beide Seiten eine Geheimhaltungsvereinbarung; sobald wir dabei personenbezogene Daten für Sie verarbeiten, kommt ein Auftragsverarbeitungsvertrag hinzu. Ist der Auftrag vollständig bezahlt, stehen Ihnen die Nutzungsrechte am Code für Ihren Posteingang zu.

Ditzingen, Baden-Württemberg

  • Große Kreisstadt im Landkreis Ludwigsburg, die unmittelbar an den Nordwesten Stuttgarts grenzt und im Strohgäu am Übergang zum Langen Feld liegt.
  • Nachbarn sind der Stuttgarter Stadtbezirk Weilimdorf, Gerlingen, Leonberg, Korntal-Münchingen und Hemmingen; die Stadt gehört zum Mittelbereich des Oberzentrums Stuttgart.
  • Die Stadt liegt im Winkel zwischen den Autobahnen A 81 und A 8 und hat über die Ausfahrt Stuttgart-Feuerbach direkten Anschluss an die A 81.
  • Der Bahnhof Ditzingen liegt an der Württembergischen Schwarzwaldbahn und wird von den Linien S 6 und S 60 der S-Bahn Stuttgart bedient.
  • Die TRUMPF-Gruppe hat in Ditzingen ihren Hauptsitz, von dem aus die Geschäftsbereiche Werkzeugmaschinen und Lasertechnik geführt werden.
  • Thales Deutschland hat seine Deutschland-Zentrale in Ditzingen, und auch der Reclam Verlag hat hier seinen Sitz.
  • Ansässig sind außerdem der Baubeschlägehersteller Gretsch-Unitas, der Teigwarenhersteller Bürger mit seinem Hauptsitz und der Chemiebetrieb Loba.
  • In jedem Stadtteil gibt es Gewerbe- und Industrieflächen, darunter das Gewerbegebiet Gerlinger Höhe nahe der A 81.

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Automatisierung im Innendienst: was vor dem Start geklärt wird

Kommen Sie für die Aufnahme der Bestellregeln zu uns nach Ditzingen?

Ja, ein Termin vor Ort in Ditzingen lässt sich vereinbaren. Das lohnt sich vor allem mit der Person, die die Regeln heute im Kopf hat: Am eigenen Arbeitsplatz fallen ihr die Ausnahmen ein, die in keinem Dokument stehen.

Was kostet eine KI-Einführung?

Das hängt davon ab, wie viele Arten von Nachrichten erkannt werden sollen, wie unordentlich die Anhänge sind und an welches System die Angaben gehen. Nach dem Gespräch bekommen Sie ein Angebot als Werkvertrag mit Festpreis und Abnahmekriterien.

Schickt die KI Antworten an unsere Kunden selbst ab?

Nein. Das Modell sortiert, liest aus und schreibt einen Entwurf; abgeschickt wird von einem Menschen aus Ihrem Innendienst. Ob einzelne Nachrichtenarten später ohne Freigabe laufen dürfen, entscheiden Sie, und auch das steht dann im Angebot.

Projekt in Ditzingen besprechen

Projekte laufen über unsere eigenen Werkzeuge und Systeme, ortsunabhängig. Vor-Ort-Termine bei Ihnen in Ditzingen richten wir ein, wenn Sie es wünschen.

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